Gestion des équipes

Commence par cliquer sur Paramètres des horaires. Pour chaque équipe, choisis la zone scolaire puis indique les plages d’ouverture habituelles, séparément pour les semaines scolaires et les vacances.

Ces paramètres servent de base au générateur. S’ils ne correspondent pas au fonctionnement réel de la structure, la proposition mensuelle ne pourra pas être cohérente.

1. Créer ou sélectionner l’équipe.
2. Régler sa zone scolaire et ses plages horaires.
3. Enregistrer les salariés de cette équipe.
4. Pour chacun, renseigner l’objectif mensuel, la préférence horaire et les jours non travaillés.
5. Choisir le mois puis générer une proposition.
6. Relire chaque journée et effectuer les ajustements nécessaires.
7. Contrôler l’équipe du jour et les compteurs d’heures.
8. Imprimer le mois lorsque le planning est validé.

Dans Paramètres des horaires, chaque journée peut comporter jusqu’à trois plages d’ouverture. Tu peux ainsi représenter une journée fractionnée, par exemple 7 h 30–9 h, 11 h 30–14 h et 16 h–18 h 30.

Les horaires sont saisis par pas de cinq minutes. Une journée peut aussi rester fermée.

Les besoins d’un accueil périscolaire et ceux d’un accueil de loisirs sont souvent différents. La zone scolaire permet au planning de reconnaître les périodes de vacances et d’utiliser automatiquement le bon profil horaire.

Oui, dans la future version payante. Chaque équipe pourra posséder ses propres salariés, plannings, paramètres horaires, zone scolaire et fiche d’accueil. Une équipe pourra représenter un accueil de loisirs, un séjour de vacances, un accueil de scoutisme, un site ou une unité de fonctionnement.

Utilise + Équipe pour renseigner son nom, son type, son code postal et son éventuel PEDT. Tu peux ensuite reprendre les horaires de l’équipe actuelle ou partir d’une équipe vide.

Un même organisateur peut gérer simultanément un accueil de loisirs, un séjour et une activité de scoutisme. Le type enregistré dans chaque fiche permet à « Équipe du jour » d’utiliser le contexte d’encadrement correspondant sans modifier les autres équipes.

Le PEDT est également enregistré dans la fiche de l’équipe, car il concerne son organisation et modifie certains ratios périscolaires.

Le code postal localise l’accueil. Lorsqu’une alerte détecte un manque d’encadrants ou de diplômés, le bouton Trouver des animateurs transmet directement ce code postal à la CVthèque Jobanim.

Les candidats sont alors classés par éloignement autour du code postal renseigné, du plus proche au plus éloigné. Aucun filtre départemental n’est appliqué.

La fiche demande uniquement le prénom et les trois premières lettres du nom en majuscules. Exemple : Sophie MAR.

Cette identification abrégée limite les données personnelles affichées dans le planning. La fonction réglementaire, l’intitulé du poste et le contrat sont enregistrés dans des champs séparés.

Le champ « Fonction dans l’équipe d’encadrement » distingue quatre situations : directeur, adjoint, animateur ou autre. L’adjoint n’est jamais assimilé au directeur.

« Autre » permet d’enregistrer un intervenant extérieur, un agent ou toute personne présente qui doit apparaître dans le suivi sans être comptée dans le taux d’encadrement.

Choisis diplômé, stagiaire, non diplômé ou autre. Le statut « autre » rend la personne visible sans la comptabiliser dans la composition réglementaire de l’équipe.

Un intervenant extérieur peut posséder un diplôme, mais il doit rester classé « autre » s’il n’appartient pas à l’équipe d’encadrement prise en compte pour ce contrôle.

Oui. La fonction enregistrée dans la fiche correspond à la fonction habituelle, mais une seule personne assure la direction à l’heure contrôlée.

« Équipe du jour » sélectionne automatiquement le premier directeur présent. S’il y en a plusieurs, un seul est désigné ; les autres restent de simples encadrants pour ce contrôle. Un adjoint ou un animateur présent peut également être choisi pour assurer temporairement la direction.

Le menu « Direction assurée à cette heure par » contient uniquement les encadrants présents à l’heure choisie. La désignation est indépendante de leur fonction habituelle et ne modifie pas leur qualification.

Le résultat n’affiche pas un nombre de directeurs : il indique seulement si la personne désignée est comptée ou non dans le taux d’encadrement applicable.

Il permet d’utiliser les appellations propres à chaque employeur : CEE, CDD, CDI, vacataire, mise à disposition ou toute autre dénomination. Aucune liste fermée n’est imposée.

Cette donnée est conservée dans la fiche du salarié pour préparer ultérieurement des fiches navettes destinées au comptable.

Oui. Sélectionne le salarié, clique sur Changer d’équipe, puis choisis l’équipe de destination. Sa fiche et tout son planning sont déplacés ensemble.

Il s’agit de l’objectif mensuel du salarié pour le mois affiché. Les compteurs comparent cet objectif aux heures travaillées et aux absences comptabilisées afin d’indiquer le volume restant ou le dépassement.

Vérifie cet objectif avant de générer le mois, notamment en cas de temps partiel ou de contrat particulier.

Tu peux indiquer qu’un salarié est plutôt disponible le matin, l’après-midi ou le soir. Cette préférence aide à orienter la proposition automatique. Elle ne constitue pas une indisponibilité absolue et doit être vérifiée après génération.

Ils indiquent les jours que le générateur doit normalement laisser libres pour ce salarié. Ils apparaissent également avec un fond distinct dans le calendrier. Une intervention exceptionnelle reste saisissable manuellement.

Le bouton construit une proposition à partir des plages de l’équipe, de la période scolaire ou de vacances, de l’objectif mensuel, des préférences et des jours non travaillés de chaque salarié.

Cette proposition constitue une base de travail. Le responsable doit toujours la contrôler au regard des contrats, des qualifications, des pauses et des besoins réels d’encadrement.

Non. Le planning organise des horaires mais ne connaît pas automatiquement l’effectif des mineurs, leur âge, les qualifications requises ni toutes les particularités de l’accueil. Utilise le bouton Taux d’encadrement et effectue une validation humaine avant diffusion.

Clique sur la journée concernée. Tu peux saisir jusqu’à trois plages de travail, enregistrer une absence ou effacer la journée. Le total journalier et les compteurs du mois sont recalculés immédiatement.

Non. Une correction manuelle ne déplace pas les horaires des autres journées et ne relance pas le générateur. Elle modifie uniquement la date choisie, puis actualise l’excédent ou le déficit d’heures du mois.

Ouvre la journée, sélectionne Absence, choisis sa nature puis indique le nombre d’heures à comptabiliser. Les heures d’absence sont distinguées des heures travaillées dans le récapitulatif mensuel.

• Heures travaillées : somme des plages réellement saisies.
• Absences comptées : volume renseigné dans les journées d’absence.
• Total / objectif : cumul pris en compte comparé à l’objectif mensuel.
• Restant ou dépassement : écart à corriger ou à valider.

Clique sur Traiter l’écart du mois, puis répartis le dépassement entre mise en récupération, heures complémentaires à payer, heures supplémentaires à payer et part restant à corriger ou non affectée.

La somme doit correspondre exactement au dépassement calculé. Le planning ne choisit jamais automatiquement le traitement à appliquer.

Les heures validées comme « mise en récupération » augmentent le solde. Une journée ou une partie de journée saisie comme Récupération prise diminue ce solde du nombre d’heures indiqué.

Un solde négatif reste possible pour représenter une récupération anticipée, mais il doit être contrôlé par le responsable.

Le déficit peut être réparti entre déficit reporté et volume restant à corriger. Il n’est jamais transformé automatiquement en retenue sur salaire.

Si le salarié prend des heures de récupération, utilise la nature d’absence « Récupération prise » et indique les heures comptabilisées pour cette journée.

Non. Elles apparaissent uniquement après validation manuelle du responsable dans le traitement mensuel. Ces données prépareront la future fiche navette, mais ne constituent pas encore un ordre automatique de paiement.

Cette vue est un tableau de contrôle opérationnel. Elle rassemble les salariés ayant des horaires ou une absence à la date choisie, leurs qualifications et les enfants présents à l’heure choisie.

Le résultat compare immédiatement les encadrants présents au besoin réglementaire et affiche une alerte colorée. Tu peux aussi naviguer d’un jour à l’autre et cliquer sur un salarié pour ouvrir son planning mensuel.

Dans « Équipe du jour », sélectionne une équipe puis indique une heure précise, le nombre de maternelles de moins de 6 ans, d’élémentaires de 6 à 12 ans et de jeunes de plus de 12 ans.

Modifie simplement ces quatre valeurs au cours de la journée lorsque la situation évolue. Le bouton Maintenant inscrit automatiquement l’heure actuelle et relance immédiatement le contrôle.

Pour une équipe définie comme accueil de loisirs, la période est calculée automatiquement à partir de sa zone scolaire : périscolaire hors vacances scolaires, mercredi compris, et extrascolaire pendant les vacances scolaires.

En périscolaire, l’outil adapte aussi le ratio selon que la plage consécutive d’accueil dure au maximum cinq heures ou plus de cinq heures. Le PEDT se coche directement dans la fiche de l’équipe.

À l’heure du contrôle, l’outil compte les salariés dont une plage de travail contient cette heure. Il compare ensuite l’équipe au besoin calculé selon l’âge des mineurs, la période, la durée consécutive de l’accueil et le PEDT.

• Vert : effectif et qualifications conformes.
• Orange : qualification à préciser ou plafond de qualification dépassé.
• Rouge : encadrants ou diplômés manquants.

Une alerte indique précisément le manque ou l’anomalie détectée à cet instant.

Le contrôle reprend la logique du calculateur Jobanim : au moins 50 % de diplômés, au maximum 20 % de non-diplômés et au maximum 50 % de stagiaires. L’outil ne demande jamais d’ajouter un non-diplômé ; il signale plutôt un manque de diplômés ou le dépassement d’un plafond.

Ces indications facilitent le contrôle, mais la validation réglementaire finale reste sous la responsabilité du directeur ou de l’organisateur.

Cette action copie le planning actuellement affiché vers le mois suivant afin de fournir une nouvelle base de travail. Vérifie ensuite les dates, vacances, absences, jours fériés, objectifs et changements de personnel avant de l’utiliser.

Sélectionne l’équipe, le salarié et le mois, puis clique sur Imprimer le mois. La mise en page est prévue pour tenir sur une page A4 en orientation paysage. Dans la fenêtre d’impression, conserve l’échelle par défaut ou choisis « Ajuster à la page » si le navigateur le propose.

Dans la version gratuite actuelle, les données sont enregistrées automatiquement dans le stockage local du navigateur utilisé. Elles ne sont pas envoyées vers une base de données Jobanim.

Le planning ne sera donc pas automatiquement disponible sur un autre ordinateur, un autre navigateur ou un autre compte utilisateur de l’appareil.

Ils peuvent disparaître si les cookies et données du site sont supprimés, si le navigateur est réinitialisé ou désinstallé, si l’appareil tombe en panne ou si un outil de nettoyage efface le stockage local. Effacer uniquement l’historique des pages visitées ne supprime généralement pas les données, mais il faut vérifier les options choisies.

Non. Pendant la bêta, le bouton présente une fonction en cours de développement. La future offre Pro doit permettre une sauvegarde automatique en ligne, avec une version principale actualisée et un historique restaurable. Aucun clic sur ce bouton ne sauvegarde actuellement le planning sur Jobanim.

Non. L’outil facilite la préparation et le suivi, mais la validation finale reste sous la responsabilité de l’organisateur ou du directeur. Il faut notamment contrôler les contrats, amplitudes, temps de repos, pauses, qualifications, taux d’encadrement et règles applicables à la structure.

Oui. Dans Équipe du jour, après avoir renseigné l’heure, les enfants présents et la direction, clique sur Enregistrer ce contrôle. Jobanim conserve alors localement une photographie du contrôle : effectifs déclarés, salariés présents, qualifications, direction et résultat du calcul.

Le bouton Historique permet de relire les contrôles du mois et Rapport du mois génère un relevé imprimable ou enregistrable en PDF. Pendant la bêta, cette traçabilité reste locale et déclarative : elle ne constitue pas une certification officielle de présence réelle.

Le planning est développé de manière collaborative pendant sa phase bêta. Tu peux transmettre un bug, un besoin métier ou une suggestion depuis la page Contacter Jobanim.